Gestión de flotillas

Cómo conectar combustible, llantas y costo por kilómetro

Una empresa puede saber dónde están sus camiones, cuánto combustible compró durante el mes y cuántas llantas tiene almacenadas. Eso no significa que tenga el control de su operación.

La gestión de flotillas consiste en relacionar los vehículos, recorridos, consumos, mantenimientos, llantas y costos para tomar decisiones con información verificable. El problema aparece cuando cada área conserva una parte de esos datos y nadie puede explicar cuánto cuesta realmente operar cada unidad.

El siguiente caso es hipotético, pero utiliza condiciones habituales de una flotilla de transporte de carga: 38 tractocamiones, recorridos regionales y nacionales, registros de combustible administrados por una persona y movimientos de llantas controlados desde el taller.

Dos tractocamiones recorren la misma ruta, pero uno cuesta más

La flotilla cubre viajes entre Tuxtla Gutiérrez, Puebla y el Estado de México. Las unidades 18 y 24 tienen la misma configuración, antigüedad similar y trabajan con cargas comparables.

Al terminar el mes, ambas cumplieron con sus entregas. Desde operaciones no existía una diferencia evidente: los viajes salieron, las unidades regresaron y los clientes recibieron la mercancía.

El reporte de combustible mostraba otra historia:

Para el ejemplo se utilizó un precio uniforme de $25.80 MXN por litro. No representa una cotización vigente ni pretende estimar el precio real pagado por todas las flotillas.

La unidad 24 gastó aproximadamente 67 centavos adicionales de combustible por cada kilómetro. Si se normaliza la diferencia sobre sus 8,260 kilómetros recorridos, la desviación ronda los $5,500 MXN en un solo mes.

El dato permite detectar el problema, pero todavía no explica su causa.

Cambiar al operador sería una conclusión apresurada. También sería incorrecto asumir inmediatamente una falla del motor. Antes de tomar una decisión, la gestión de flotillas debe relacionar el consumo con las condiciones reales de la unidad.

El problema no era la falta de datos, sino que cada área tenía una versión distinta

La empresa sí generaba información. El encargado de combustible registraba cargas y litros; operaciones conocía las rutas; el taller conservaba las órdenes de servicio, y el responsable de llantas llevaba montajes y retiros en otra hoja de cálculo.

Cada registro servía para resolver una tarea, pero no para entender el costo completo del tractocamión.

Lo que veía el responsable de combustible

El reporte de combustible permitía consultar:

• Fecha y lugar de cada carga.
• Litros suministrados.
• Importe pagado.
• Unidad y operador asignados.
• Rendimiento mensual calculado.

Con esos datos era posible detectar que la unidad 24 rendía menos. Sin embargo, el reporte no mostraba si circuló con una condición mecánica distinta, si cambió de ruta, si tuvo más tiempo en ralentí o si presentó problemas de presión en las llantas.

Lo que registraba el taller

El taller había detectado desgaste irregular en una de las posiciones traseras de la unidad 24. También encontró una llanta con una presión 14 psi inferior al objetivo establecido para esa configuración y condición de carga.

La presión baja no demuestra por sí sola por qué aumentó el consumo. Sí es una condición que debe investigarse junto con las demás variables.

La CONUEE identifica la presión incorrecta de las llantas entre los factores que pueden afectar el rendimiento de combustible y reducir la vida útil del neumático. En una flotilla pesada, el análisis debe respetar las especificaciones del fabricante, la carga, la posición y el tipo de llanta.

El kilometraje que debía conectar ambos controles

Combustible y llantas tienen una variable en común: la distancia recorrida.

Sin un kilometraje confiable no se puede calcular correctamente:

• Rendimiento de combustible.
• Costo de combustible por kilómetro.
• Vida útil de una llanta.
• Costo por kilómetro de cada llanta.
• Intervalos de mantenimiento.
• Desviaciones entre unidades comparables.

El odómetro no debe capturarse únicamente cuando el camión entra al taller. La lectura necesita asociarse con cargas de combustible, inspecciones, montajes, desmontajes y cierres de periodo.

La propia CONUEE utiliza variables como consumo de combustible, distancia recorrida y gasto de mantenimiento en su programa de eficiencia energética para flotas vehiculares de la Administración Pública Federal. Aunque ese programa tiene un ámbito específico, muestra por qué registrar gastos sin relacionarlos con la distancia produce información incompleta.

La gestión de flotillas necesita comparar unidades equivalentes

Decir que una unidad consume más que otra no basta. Antes de calificarlas, se necesita confirmar que la comparación sea válida. Dos tractocamiones pueden tener consumos distintos por causas operativas legítimas:

• Diferente peso transportado.
• Más recorridos urbanos o pendientes.
• Tiempos prolongados en patios y maniobras.
• Desvíos o cierres carreteros.
• Condiciones de tráfico.
• Configuraciones vehiculares diferentes.
• Uso de aire acondicionado o equipos auxiliares.
• Estilo de conducción.
• Mantenimiento pendiente.
• Presión, alineación o desgaste de las llantas.

La referencia más útil no siempre es el promedio general de la flotilla. Una unidad de reparto urbano no debe compararse directamente con un tractocamión de largo recorrido.

Conviene crear grupos comparables por configuración, tipo de operación, ruta y rango de carga. Después se puede revisar cómo cambia el desempeño de cada unidad respecto a su propio historial.

En el caso de la unidad 24, la revisión encontró tres diferencias frente a la unidad 18:

1. Acumuló 7.8 horas adicionales de ralentí.
2. Realizó un desvío no contemplado en la ruta habitual.
3. Presentó baja presión y desgaste irregular en una posición trasera.

Ningún dato explica por sí solo toda la desviación. Juntos ofrecen una línea de investigación mucho más útil que culpar al operador o autorizar una reparación sin diagnóstico.

Cuatro indicadores para gestionar combustible y llantas

Una gestión de flotillas práctica no necesita comenzar con decenas de indicadores. Primero debe asegurar que los datos básicos sean confiables y que cada resultado tenga una acción asociada.

Rendimiento de combustible por unidad

El rendimiento indica cuántos kilómetros recorre el vehículo por cada litro consumido:

Rendimiento de combustible = kilómetros recorridos ÷ litros consumidos

Para la unidad 24:

8,260 km ÷ 2,575 L = 3.21 km/L

El resultado debe compararse con unidades equivalentes y con el historial del mismo vehículo. Una caída aislada puede responder a una condición temporal; una tendencia descendente durante varios periodos requiere revisión.

Costo de combustible por kilómetro

El rendimiento muestra eficiencia física. El costo por kilómetro incorpora el efecto económico:

Costo de combustible por kilómetro = gasto de combustible ÷ kilómetros recorridos

Para la unidad 24:

$66,435 ÷ 8,260 km = $8.04 por kilómetro

Este indicador permite estimar el impacto de una desviación y priorizar las unidades que necesitan atención. También evita evaluar el combustible únicamente por el monto total comprado durante el mes.

Costo por kilómetro de cada llanta

Las llantas no deberían analizarse solamente por precio de compra. Una llanta más económica puede terminar costando más si recorre menos kilómetros, presenta fallas frecuentes o se retira antes de alcanzar su vida útil esperada.

Una fórmula operativa es:

Costo por kilómetro de la llanta = (compra + reparaciones + renovados − valor recuperado) ÷ kilómetros recorridos

Supongamos una llanta con estos datos:

• Compra: $9,800 MXN.
• Reparaciones acumuladas: $650 MXN.
• Valor recuperado al retirarla: $1,200 MXN.
• Distancia acumulada: 74,000 km.

El cálculo sería:

($9,800 + $650 − $1,200) ÷ 74,000 km = $0.125 por kilómetro

Para obtener este indicador, la flotilla debe conservar el historial individual de la llanta aunque haya cambiado de posición o de unidad.

Cumplimiento de inspecciones de llantas

Programar inspecciones no garantiza que se realicen. El cumplimiento permite medir si la rutina preventiva está funcionando:

Cumplimiento de inspecciones = inspecciones realizadas ÷ inspecciones programadas × 100

Si durante una semana se programaron 38 inspecciones y se documentaron 31:

31 ÷ 38 × 100 = 81.6%

El porcentaje restante representa unidades cuya condición no fue comprobada, no necesariamente llantas en buen estado. También importa la calidad del registro. Anotar únicamente “llantas revisadas” no permite conocer presión, temperatura, profundidad de piso, desgaste irregular ni acciones pendientes.

Cuando cambia el consumo, las llantas también deben revisarse

Combustible y llantas no son costos independientes. Ambos están relacionados con la distancia, la carga, la condición mecánica y la forma en que opera cada vehículo.

Si una unidad presenta menor rendimiento, la revisión puede seguir esta secuencia:

1. Confirmar que el kilometraje y los litros cargados sean correctos.
2. Revisar cambios de ruta, carga y tiempo en ralentí.
3. Comparar el resultado con unidades equivalentes.
4. Consultar mantenimientos y alertas mecánicas.
5. Verificar presión, desgaste y alineación de las llantas.
6. Documentar la causa encontrada y la acción aplicada.
7. Revisar el rendimiento en el siguiente periodo.

La presión incorrecta puede ser parte del problema, pero no debe utilizarse como explicación automática. Corregirla y observar el periodo siguiente permite comprobar si el rendimiento mejora o si se necesita continuar con el diagnóstico.

La misma lógica funciona en sentido contrario. Si una llanta comienza a desgastarse más rápido, conviene revisar la presión histórica, alineación, carga, recorrido, posición y unidad donde estuvo montada. Sin trazabilidad, el taller solamente ve una llanta dañada; con datos, puede detectar un patrón.

Una revisión semanal para mejorar la gestión de flotillas

Los tableros no corrigen desviaciones por sí solos. Alguien necesita revisar la información, asignar responsables y comprobar si la acción funcionó.

Una reunión semanal de 25 minutos puede concentrarse en cuatro preguntas:

• ¿Qué unidades se desviaron de su rendimiento habitual?
• ¿Qué cargas, recorridos o tiempos de ralentí necesitan aclaración?
• ¿Qué llantas presentan presión, temperatura o desgaste fuera del objetivo?
• ¿Qué acción quedó pendiente desde la revisión anterior?

El objetivo no es presentar todos los datos disponibles. Se trata de seleccionar las excepciones que requieren intervención.

En el caso de la unidad 24, las acciones serían concretas:

• Corregir la presión conforme a la especificación aplicable.
• Revisar alineación y condición de la posición afectada.
• Validar por qué acumuló más ralentí.
• Documentar el desvío de ruta.
• Comparar el rendimiento de las siguientes dos semanas.
• Verificar si continúa el desgaste irregular.

Cada tarea necesita un responsable y una fecha. Si el problema aparece nuevamente, la flotilla debe conservar el historial para evitar comenzar el diagnóstico desde cero.

El límite aparece cuando ya no se puede seguir la historia de cada dato

Una hoja de cálculo puede funcionar mientras una persona controla pocas unidades y los movimientos son limitados. El problema empieza cuando combustible, taller, operadores y administración modifican archivos distintos.

Algunas señales de que se perdió la trazabilidad son:

• Existen varios kilometrajes para la misma unidad y fecha.
• Las cargas de combustible no coinciden con el vehículo u operador.
• Una llanta cambia de posición sin conservar su historial.
• Los reportes mensuales tardan varios días en prepararse.
• Las desviaciones se detectan cuando el gasto ya fue cerrado.
• El responsable conoce el dato, pero no puede presentar su evidencia.
• La información depende de una sola persona.

En ese punto, Gasmonsoft desarrolla soluciones especializadas como Fuel Software Control para el control de combustible y Flotal para la gestión del ciclo de vida de las llantas.

La tecnología resulta útil cuando ya se definió qué información necesita la empresa, quién la captura, quién la revisa y qué decisión se tomará con ella. Digitalizar un proceso desordenado solo permite producir errores con mayor velocidad.

Qué cambió después de relacionar combustible, llantas y kilometraje

Después de 90 días, la flotilla del caso no necesitaba más reportes. Necesitaba que los datos existentes contaran la misma historia.

El cambio operativo se observó en acciones sencillas:

• Combustible y taller utilizaron el mismo kilometraje de referencia.
• Las unidades se compararon por configuración y tipo de recorrido.
• Las variaciones tuvieron un responsable de investigación.
• Las llantas conservaron su historial después de cada movimiento.
• El costo se revisó por kilómetro y no solo por factura mensual.
• Cada corrección se comparó contra el rendimiento posterior.

La gestión de flotillas no consiste en acumular información ni en vigilar un mapa durante todo el día. Consiste en detectar una desviación, encontrar su causa, aplicar una acción y comprobar el resultado.

Cuando combustible, llantas y kilometraje se analizan por separado, la empresa observa gastos. Cuando se relacionan por unidad y periodo, empieza a entender su operación.